Hvornår skal I indkalde til en ekstraordinær generalforsamling – og hvordan?
Her får I overblikket.
Det kan være et akut vedligeholdelsesprojekt, en vedtægtsændring der haster, eller at en gruppe medlemmer kræver et møde. Fælles for dem er, at I ikke kan nå at vente på det faste årshjul.
Husk, at jeres egne vedtægter altid går forud. Det er dem, der afgør, hvordan indkaldelse, dagsorden og afstemning skal foregå. Denne artikel er generel inspiration og kan ikke erstatte jeres vedtægter.
Hvornår holder I en ekstraordinær generalforsamling?
Den ekstraordinære generalforsamling ligger uden for foreningens normale årshjul og bruges til at behandle konkrete, presserende sager. Reglerne for, hvem der kan indkalde, og hvor hurtigt mødet skal holdes, står i jeres vedtægter.
Typiske anledninger er:
- Uforudsete udgifter eller investeringer, der kræver en hurtig beslutning
- Større vedtægtsændringer
- Afgang eller valg af nye bestyrelsesmedlemmer
- Væsentlige uenigheder eller henvendelser fra jeres medlemmer
Regler for indkaldelse
I har som bestyrelse pligt til at indkalde, når betingelserne i vedtægterne er opfyldt. De mest almindelige er:
- Når I selv finder det nødvendigt at behandle en presserende sag
- Når et bestemt antal medlemmer – typisk en fjerdedel eller en tredjedel – skriftligt anmoder om det og angiver en dagsorden
- Når revisor eller en intern kontrolinstans kræver det
Handl hurtigt, når kravet opstår. Mange vedtægter sætter en frist – ofte 14 dage – for, hvornår I skal indkalde. Overskrider I fristen, kan beslutninger risikere at blive ugyldige.
I HOODI opretter I mødeindkaldelsen under Begivenheder. Angiv tidspunkt og dagsorden, og send invitationen digitalt, så jeres medlemmer får beskeden rettidigt.
Sådan laver I en god dagsorden
En klar og fokuseret dagsorden er fundamentet for et effektivt møde – også selvom det er ekstraordinært:
- Hold dagsordenen fokuseret på de sager, der nødvendiggør mødet.
- Behandl kun de punkter, der står på dagsordenen.
- Medsend relevante bilag – for eksempel forslag til vedtægtsændringer eller budgetter.
Tjek altid, at dagsorden og varsling lever op til kravene i jeres vedtægter. I HOODI kan I lægge bilagene direkte på begivenheden, så jeres medlemmer har materialet i god tid før mødet.
Sådan gennemføres mødet
Dirigent og mødeledelse
Ligesom ved en ordinær generalforsamling bør I vælge en dirigent, der leder mødet og sikrer, at dagsordenen følges. Dirigenten vurderer også, om mødet er lovligt indkaldt efter vedtægterne.
Afstemning
Afstemningsreglerne står i jeres vedtægter. Ofte gælder simpelt flertal, medmindre vedtægterne kræver kvalificeret flertal – for eksempel ved vedtægtsændringer.
Valg af bestyrelse
En ekstraordinær generalforsamling kan bruges til valg af bestyrelse, for eksempel hvis et medlem trækker sig midt i en valgperiode. Det skal ske efter reglerne i jeres vedtægter.
Referat
Før altid referat af mødet. Det bør dokumentere dagsordenens punkter, hvem der var til stede, og hvilke beslutninger der blev truffet. Referatet godkendes som regel af dirigenten – i HOODI kan I lægge det i dokumentarkivet, hvor jeres medlemmer kan finde det.
Vedtægtsændringer på mødet
En af de mest almindelige grunde til at indkalde ekstraordinært er behandling af vedtægtsændringer. De kræver ofte kvalificeret flertal, og i nogle foreninger skal forslaget behandles på to på hinanden følgende generalforsamlinger. Følg jeres vedtægter nøje, så ændringerne bliver gyldige.
Forskellen på ordinær og ekstraordinær generalforsamling
| Ordinær | Ekstraordinær | |
|---|---|---|
| Hyppighed | Fast, én gang om året | Efter behov |
| Dagsorden | Faste punkter som regnskab og valg | Fokuseret på den konkrete sag |
| Anledning | Foreningens årshjul | Presserende beslutninger, der ikke kan vente |
Uanset mødeformen er det vedtægterne, der sætter rammerne. Vil I læse mere om den årlige, kan I dykke ned i generalforsamling i grundejerforening.