Fejl i foreningens årsregnskab: hvad gør revisoren?

Hvad sker der, hvis revisoren finder en fejl i årsregnskabet?
Her får I overblikket.

De fleste fejl i et årsregnskab er hverken snyd eller sjusk. De opstår, fordi et bilag mangler, en postering er havnet forkert, eller et beløb er tastet med en fejl. Når man laver bogføring hen over et helt år, sker det. Pointen er ikke at undgå enhver fejl for enhver pris – men at have en proces, hvor fejlene bliver fanget og rettet, inden regnskabet lægges frem for medlemmerne.

Hvad laver revisoren egentlig i en grundejerforening?

Revisorens opgave er at gennemgå regnskabet og give medlemmerne en uvildig vurdering af, om det giver et retvisende billede af foreningens økonomi. Revisoren kontrollerer, at indtægter og udgifter er bogført korrekt, at der er bilag på posteringerne, og at foreningens midler er, hvor de skal være.

I mange grundejerforeninger vælger man en intern revisor – et medlem, der ikke sidder i bestyrelsen, og som gennemgår regnskabet på medlemmernes vegne. Andre foreninger bruger en registreret eller statsautoriseret revisor. Om I er forpligtet til det ene eller det andet afhænger typisk af jeres vedtægter og foreningens størrelse. Er I i tvivl, så tjek vedtægterne og spørg eventuelt en revisor.

Uanset hvilken type revisor I har, er princippet det samme: revisoren er medlemmernes kontrol af, at bestyrelsen har forvaltet pengene ordentligt. Derfor er det en fordel, at revisoren kan arbejde uafhængigt og komme til bilagene uden besvær.

Hvad sker der, når revisoren finder en fejl?

Når revisoren støder på noget, der ser forkert ud, følger typisk et forløb i nogenlunde faste trin. Det er sjældent dramatisk – det er en helt normal del af arbejdet.

Revisoren undersøger fejlen. Er der virkelig en fejl, eller mangler der bare et bilag eller en forklaring? Ofte kan bestyrelsen afklare tvivlen på et par minutter.
Væsentligheden vurderes. En øre-afvigelse i en afstemning er noget andet end en manglende indtægt på flere tusinde kroner. Revisoren vurderer, om fejlen påvirker det samlede billede af foreningens økonomi.
Bestyrelsen informeres. Revisoren fortæller bestyrelsen, hvad der er fundet, så I sammen kan finde ud af, hvad der skal ske.
Fejlen rettes eller omtales. Kan fejlen rettes, inden regnskabet er endeligt, bliver den det. Er det ikke muligt, eller er der noget principielt, kan revisoren omtale forholdet i sin påtegning.

De fleste fejl bliver altså rettet i mindelighed, længe før nogen ser regnskabet. Det er kun i de tilfælde, hvor noget ikke kan bringes i orden, eller hvor revisoren mener, medlemmerne bør gøres opmærksomme på det, at det ender i påtegningen.

Væsentlige fejl og revisorens påtegning

Revisoren skelner mellem små og væsentlige fejl. En væsentlig fejl er en fejl, der er stor nok til at ændre medlemmernes opfattelse af foreningens økonomi. Det er dem, revisoren tager alvorligt – og som kan give anledning til en bemærkning i påtegningen, hvis de ikke bliver rettet.

Påtegningen er revisorens skriftlige konklusion på regnskabet. Er alt i orden, er den kort og udramatisk. Er der forhold, medlemmerne bør kende, skriver revisoren det, så det fremgår tydeligt. Det er ikke en straf – det er gennemsigtighed, og det er præcis derfor, foreningen har en revisor.

De helt konkrete krav til revision og påtegning afhænger af foreningens forhold og vedtægter. Har I brug for et bindende svar på, hvad der gælder for netop jer, så tal med jeres revisor eller find generel vejledning hos Erhvervsstyrelsen på erhvervsstyrelsen.dk.

Sådan forebygger I fejl i årsregnskabet

Den bedste måde at håndtere fejl på er at få færre af dem – og fange dem hurtigt. Tre ting gør en stor forskel.

Bogfør løbende i stedet for i én stor bunke

Når bogføringen sker løbende hen over året, er posteringerne friske i hukommelsen, og fejl bliver opdaget med det samme i stedet for at hobe sig op til en travl uge før generalforsamlingen. Vi har samlet vores bedste tips i artiklen om effektiv bogføring.

Hav styr på bilagene

Et bilag på hver postering er selve rygraden i et regnskab, der kan revideres. Når bilaget hænger sammen med posteringen, kan revisoren følge pengene uden at skulle spørge om alt – og I undgår den klassiske situation, hvor et beløb er bogført, men ingen kan huske hvad det dækkede.

Gør økonomien gennemsigtig

Jo flere øjne på tallene, jo før bliver skævheder fanget. Når både bestyrelse, revisor og medlemmer kan følge med i økonomien, bliver fejl opdaget tidligt – og tilliden til bestyrelsen vokser, fordi der ikke er noget, der er gemt af vejen.

Sådan hjælper HOODI jer og revisoren

I HOODIs økonomimodul er værktøjerne bygget, så både løbende bogføring og revision bliver nemmere.

Værktøj til revisor. Revisoren kan dokumentere sin stikprøvekontrol direkte på det enkelte udgiftsbilag. Kontrollen er synlig for alle medlemmer, så det er tydeligt, hvad der er gennemgået – og af hvem.
Løbende bogføring. Bogføringen fungerer som en netbank, hvor I posterer hen ad vejen i stedet for i én stor omgang til sidst. Det gør det lettere at holde tallene ajour og opdage skævheder tidligt.
Årsrapport som PDF. Når året er lukket, kan I trække årsrapporten som en færdig PDF – klar til revisor og til generalforsamlingen.
Indsigt for alle medlemmer. Alle medlemmer kan følge foreningens økonomi. Den åbenhed er den bedste beskyttelse mod, at fejl får lov at ligge upåagtet hen.

Skal PDF-fakturaer ikke tastes manuelt? Bilag, der sendes til foreningens fakturamail, uploades automatisk til økonomien – ét bilag mindre at taste forkert.

Måden at gøre det på i HOODI er, at revisoren skriver påtegningen som fx et Word-dokument, som I vedhæfter indkaldelsen til generalforsamlingen – der, hvor årsregnskabet oftest behandles. Så har medlemmerne både regnskab og påtegning samlet, når de skal tage stilling.

Hvad gør revisoren, hvis der er fejl i foreningens årsregnskab?+

Revisoren undersøger først fejlen og vurderer, hvor væsentlig den er. Derefter informeres bestyrelsen, så fejlen kan rettes, mens regnskabet stadig kan ændres. Kan den ikke rettes, eller er den principielt vigtig, kan revisoren omtale forholdet i sin påtegning, så medlemmerne er orienteret.

Er en fejl i regnskabet det samme som snyd?+

Nej. De fleste fejl skyldes et manglende bilag, en forkert postering eller en tastefejl. Det er en helt normal del af at føre regnskab, og revisorens opgave er at fange og få rettet den slags – ikke at antage, at der er tale om snyd.

Hvad er en væsentlig fejl?+

En væsentlig fejl er en fejl, der er stor nok til at ændre medlemmernes samlede opfattelse af foreningens økonomi. Små afvigelser rettes typisk uden videre, mens væsentlige fejl kan give anledning til en bemærkning i revisorens påtegning, hvis de ikke bliver rettet.

Skal grundejerforeningen bruge en statsautoriseret revisor?+

Det afhænger af foreningens vedtægter og størrelse. Mange grundejerforeninger klarer sig med en intern revisor, som er et medlem uden for bestyrelsen. Tjek jeres vedtægter, og spørg en revisor, hvis I er i tvivl om, hvad der gælder for netop jer.

Hvordan gør vi det nemmere for revisoren?+

Bogfør løbende, sørg for at der er bilag på hver postering, og hold økonomien gennemsigtig. Med HOODI kan revisoren dokumentere sin stikprøvekontrol direkte på bilagene, og årsrapporten kan trækkes som en færdig PDF.

Fejl i årsregnskabet er til at leve med – det handler om at have en proces, der fanger dem, og en revisor, der kan gøre sit arbejde uden bøvl. Med løbende bogføring, bilag på plads og en økonomi, alle kan se, er I godt rustet, når revisoren kigger regnskabet efter.