God kommunikation i foreningen handler mindre om den perfekte tone
og mere om, at alle får den samme besked på det rigtige tidspunkt.
For en bestyrelse er kommunikation en driftsopgave på linje med økonomi og vedligeholdelse. Når indkaldelser, referater og driftsbeskeder når frem til alle medlemmer i tide, undgår I misforståelser, gentagne spørgsmål og den følelse af, at "der er nogen, der ved noget, jeg ikke ved". I denne artikel gennemgår vi konkret, hvordan I samler kommunikationen, hvad I bør sende, hvor ofte – og hvordan I når alle medlemmer, også dem der ikke er på Facebook.
Brug gerne artiklen som udgangspunkt for en kort aftale i bestyrelsen om, hvem der skriver hvad og hvornår. Det gør kommunikationen forudsigelig for medlemmerne – og lettere for jer at holde ved lige.
Saml kommunikationen ét sted
Den mest almindelige udfordring er ikke dårlig tone, men spredt kommunikation. Noget står i en mail, noget på en Facebook-gruppe, noget på en seddel i opgangen og resten mundtligt hen over hækken. Resultatet er, at ingen har det fulde billede, og at nye medlemmer aldrig kommer med fra start.
Beslut derfor, hvor foreningens officielle kommunikation foregår, og hold fast i det. Med beskeder og opslagstavlen i HOODI samler I dialogen ét sted, hvor alle medlemmer har adgang til den samme information – og hvor referater, beskeder og opslag bliver liggende, så de også er der næste gang nogen leder efter dem. Facebook kan sagtens bruges til det uformelle naboliv, men de beslutninger og beskeder, foreningen står inde for, hører hjemme et sted, alle medlemmer faktisk kan tilgå.
Hvad bør I kommunikere?
Det behøver ikke være meget, men det bør være det væsentlige. Som tommelfingerregel dækker fem typer beskeder det meste af det, en bestyrelse skal ud med: indkaldelser til generalforsamling og møder, referater og beslutninger bagefter, driftsbeskeder om det praktiske (vandafbrydelse, snerydning, arbejdsdag), Opkrævninger og økonomi, og nyt fra bestyrelsen – det I arbejder med lige nu.
Flere af tingene har deres eget værktøj i HOODI. Indkaldelser sender I som en begivenhed, hvor medlemmerne kan tilmelde sig, referater og vedtægter lægger I i dokumenter, og Opkrævninger håndteres i økonomimodulet. Selve beskeden om, at "nu er indkaldelsen sendt" eller "referatet ligger klar", sender I som et opslag, så alle ved, hvor de skal kigge.
Hvor ofte – og hvornår?
Rytme slår mængde. Det er bedre at sende en kort, forudsigelig besked, når der faktisk er noget, end at oversvømme medlemmerne den ene uge og forsvinde den næste. Mange foreninger klarer sig fint med et fast opslag med jævne mellemrum – for eksempel en kort status hver måned eller hvert kvartal – suppleret med driftsbeskeder, når noget konkret sker.
Vær samtidig opmærksom på timingen for det, der har frister. Indkaldelser skal ud i god tid efter vedtægternes varsel, og Opkrævninger bør sendes, så medlemmerne har tid til at betale. En fast plads i årshjulet for de tilbagevendende beskeder gør, at de ikke bliver glemt i en travl periode.
Nå alle medlemmer – også dem uden Facebook
En besked er kun god, hvis den når frem. Derfor er det vigtigt, at kommunikationen ikke kun ligger ét sted, som nogle medlemmer ikke bruger. Ikke alle er på Facebook, og ikke alle logger ind i en app hver dag – men næsten alle læser deres e-mail.
Når I sender et opslag i HOODI, kan medlemmerne få det som notifikation og på e-mail, så beskeden også lander hos dem, der ikke lige er logget ind. Bag udsendelsen står inMobile til e-mail og SMS. På den måde behøver I ikke gætte på, hvilken kanal den enkelte foretrækker – I skriver ét sted, og beskeden finder vej ud. Sørg samtidig for, at medlemmernes kontaktoplysninger er opdaterede i administrationsmodulet, for en besked kan kun nå frem til de adresser, foreningen faktisk har.
Har foreningen enkelte medlemmer, der slet ikke er digitale, så aftal en fast, lavpraktisk løsning for dem – for eksempel en udskrift i postkassen fra en nabo i bestyrelsen. Det vigtige er, at ingen falder ud af informationen, fordi de ikke bruger en bestemt kanal.
Hold en ordentlig tone
Når rammerne er på plads, kommer tonen næsten af sig selv. Skriv klart og konkret, hold fokus på sagen frem for personen, og gå foran med et godt eksempel: svar venligt, anerkend gode indspark, og luk en hidsig tråd ned i en rolig tone frem for at svare igen. Bliver et emne kontroversielt eller lægger op til en lang diskussion, er det ofte bedre at tage det på et møde eller en begivenhed end at lade det køre i en tråd.
Sådan får I kommunikationen til at fungere
- Vælg ét officielt sted til foreningens kommunikation – undgå spredte mails, sedler og Facebook-tråde
- Dæk det væsentlige: indkaldelser, referater, driftsbeskeder, Opkrævninger og nyt fra bestyrelsen
- Skriv med en fast rytme, og hold øje med frister på det, der haster
- Sørg for at nå alle – opslag på e-mail rammer også dem uden Facebook, og hold kontaktoplysninger opdaterede
- Aftal en lavpraktisk løsning for de få medlemmer, der ikke er digitale
Hvor bør foreningen samle sin kommunikation?+
Hvad bør en bestyrelse kommunikere til medlemmerne?+
Hvordan når vi de medlemmer, der ikke er på Facebook?+
Hvor ofte bør bestyrelsen skrive til medlemmerne?+
God kommunikation er ikke det samme som at skrive meget. Det er at samle det ét sted, sende det væsentlige i en fast rytme og sørge for, at alle medlemmer får det med. Får I det på plads, bruger I mindre tid på misforståelser – og mere på det, foreningen egentlig er til for.