Ekstraordinær generalforsamling – regler, dagsorden og afholdelse i foreninger
I en grundejerforening kan der opstå situationer, som kræver hurtig handling eller en beslutning, der ikke kan vente til den årlige ordinære generalforsamling. I sådanne tilfælde skal bestyrelsen indkalde til en ekstraordinær generalforsamling.
Hos HOODI forstår vi de administrative udfordringer, der følger med, og vi tilbyder en platform, der gør det nemt at planlægge og informere medlemmerne, så I kan fokusere på de vigtige beslutninger.
En ekstraordinær generalforsamling afholdes, når der er behov for at træffe beslutninger uden for de faste tidsfrister for den ordinære generalforsamling. Det kan være alt fra akutte vedligeholdelsesprojekter, ændringer i foreningens vedtægter, eller hvis en betydelig del af medlemmerne kræver det.
Det er dog vigtigt at huske, at hver forening har sine egne vedtægter, og det er altid dem, der er afgørende for, hvordan indkaldelse, dagsorden og afstemning skal foregå. Denne artikel er derfor generel og kan bruges som inspiration, men kan ikke erstatte jeres egne vedtægter.
Hvad er en ekstraordinær generalforsamling – og hvornår skal den afholdes?
En ekstraordinært generalforsamling adskiller sig fra den ordinære ved at blive afholdt uden for foreningens normale årshjul. Formålet er at behandle specifikke, presserende sager, der ikke kan udsættes – sager, der ofte har betydning for foreningens drift, økonomi eller medlemmernes trivsel.
Det er vigtigt, at bestyrelsen kender reglerne for ekstraordinær generalforsamling, som fremgår af vedtægterne. Her står typisk, hvem der kan indkalde, hvor hurtigt mødet skal afholdes, og hvilke formkrav der gælder for beslutninger.
Typiske årsager til en ekstraordinær generalforsamling inkluderer:
Behov for hurtig beslutning om uforudsete udgifter eller investeringer
Større vedtægtsændringer
Afskedigelse eller valg af nye bestyrelsesmedlemmer
Diskussion af væsentlige medlemshenvendelser eller uenigheder
Med HOODI kan I nemt distribuere mødeindkaldelser, dagsordener og referater digitalt, så alle medlemmer altid er opdaterede og har adgang til relevant information.
Regler for indkaldelse til ekstraordinær generalforsamling i foreninger
Bestyrelsen har pligt til at indkalde til en ekstraordinær generalforsamling, når visse betingelser er opfyldt. Disse regler står i foreningens vedtægter og kan variere fra forening til forening.
De mest almindelige scenarier er:
Når bestyrelsen selv finder det nødvendigt at behandle en presserende sag
Når et bestemt antal medlemmer (typisk en fjerdedel eller en tredjedel) skriftligt anmoder om det og angiver en dagsorden for ekstraordinær generalforsamling
Når revisor eller en intern kontrolinstans kræver det
Det er vigtigt at handle hurtigt, når kravet opstår. Mange vedtægter fastsætter en frist – ofte inden for 14 dage – for, hvornår bestyrelsen skal indkalde til ekstraordinær generalforsamling. Overskrides fristen, kan beslutninger risikere at blive ugyldige.
I HOODI håndteres mødeindkaldelser under funktionen Begivenheder. Her kan I oprette en ny begivenhed, angive tidspunkt og dagsorden samt sende invitationer ud digitalt, så alle medlemmer modtager beskeden rettidigt.
Dagsorden for ekstraordinær generalforsamling
En klar og fokuseret dagsorden er fundamentet for et effektivt møde. Selvom mødet er “ekstraordinært”, bør det stadig være professionelt planlagt.
Sådan sikrer I en god dagsorden:
Dagsordenen skal være fokuseret på de sager, der nødvendiggør mødet.
Kun punkter, som står på dagsordenen, kan behandles.
Medsend relevante bilag (f.eks. forslag til vedtægtsændringer eller budgetter).
Igen: tjek altid jeres egne vedtægter for at sikre, at dagsorden og varsling lever op til de krav, der gælder for netop jeres forening.
Med HOODI kan I let dele bilag digitalt, så medlemmerne har adgang til materialet i god tid før mødet.
Sådan gennemføres en ekstraordinær generalforsamling – dirigent, afstemning og valg af bestyrelse
Selve afholdelsen kræver struktur og formalia for at sikre, at alt foregår korrekt i forhold til foreningens vedtægter.
Mødeledelse og dirigent
Som ved en ordinær generalforsamling bør der vælges en dirigent, der leder mødet og sikrer, at dagsordenen følges. Dirigenten har også ansvaret for at vurdere, om mødet er lovligt indkaldt i henhold til vedtægterne.
Afstemning
Afstemningsreglerne for en ekstraordinær generalforsamling står i foreningens vedtægter. Ofte gælder simpelt flertal, medmindre vedtægterne kræver kvalificeret flertal (for eksempel ved vedtægtsændringer).
HOODI gør det let at dele dagsorden og eventuelle forslag, der skal stemmes om og resultater efter mødet.
Valg af bestyrelse
En ekstraordinær generalforsamling kan bruges til valg af bestyrelse, fx hvis et medlem trækker sig midt i en valgperiode. Dette skal dog altid ske i overensstemmelse med reglerne i foreningens vedtægter.
Referat
Der skal altid føres referat af mødet, som dokumenterer:
Dagsordenens punkter
Hvem der var til stede
Hvilke beslutninger der blev truffet
Referatet skal som regel godkendes af dirigenten og gøres tilgængeligt for medlemmerne. I HOODI kan det uploades i dokumentarkivet, hvor alle medlemmer kan finde det.
Ekstraordinær generalforsamling og vedtægtsændringer
En af de mest almindelige grunde til at indkalde til en ekstraordinær generalforsamling er behandling af vedtægtsændringer.
Ændringer i vedtægterne kræver ofte kvalificeret flertal, og i nogle foreninger skal forslaget behandles på to på hinanden følgende generalforsamlinger.
Alt dette afhænger af jeres egne vedtægter, og det er vigtigt at følge dem nøje for at sikre, at ændringerne er gyldige.
Med HOODI kan I nemt dele både gældende og foreslåede vedtægter i jeres Dokument-arkivet, så alle medlemmer har adgang til informationen.
Forskellen mellem ordinær og ekstraordinær generalforsamling
| Kriterie | Ordinær generalforsamling | Ekstraordinær generalforsamling |
|---|---|---|
| Formål | Årlig gennemgang, regnskab, budget, valg | Behandling af specifikke, presserende sager |
| Frekvens | Afholdes én gang årligt | Afholdes efter behov |
| Dagsorden | Fastlagt i vedtægterne | Fokuseret på konkrete emner |
| Indkaldelse | Varsling fx 3-4 uger | Kortere varsel, typisk 14 dage |
| Initiativ | Bestyrelsen | Bestyrelse, medlemmer eller revisor |
Uanset mødeformen er det altid vedtægterne, der fastsætter rammerne. HOODI hjælper jer med at holde styr på dokumenter, kommunikation og mødeindkaldelser via Begivenheder.
Ofte stillede spørgsmål om ekstraordinær generalforsamling
En ekstraordinær generalforsamling afholdes uden for den ordinære tidsplan for at behandle presserende sager som vedtægtsændringer, økonomiske beslutninger eller valg af bestyrelse.
Når bestyrelsen finder det nødvendigt, eller når et bestemt antal medlemmer (som nævnt i vedtægterne, typisk en fjerdedel) skriftligt kræver det og angiver en dagsorden.
Indkaldelsen skal følge vedtægterne og indeholde tid, sted og dagsorden for ekstraordinær generalforsamling.
Ja, men det afhænger af jeres vedtægter. Ofte kræves et kvalificeret flertal og eventuelt to på hinanden følgende generalforsamlinger.
Den ordinære er årlig og omhandler faste punkter som regnskab og valg. Den ekstraordinære afholdes efter behov og har en mere fokuseret dagsorden.
Uanset om I skal afholde en ordinær eller ekstraordinær generalforsamling, er HOODI jeres partner i effektiv foreningsadministration.
Sådan forbereder I den ordinære generalforsamling
Hvis I vil dykke dybere ned i, hvordan I bedst forbereder den årlige generalforsamling, kan I læse vores artikel
Generalforsamling i grundejerforening – 5 ting I ikke må glemme.
Her får I konkrete råd om planlægning, kommunikation og opfølgning, som kan gøre både den ordinære og den ekstraordinære generalforsamling endnu mere effektiv.
Skal vi hjælpe jer?
Vi har gjort det til vores mission at lette de administrative byrder i foreningslivet.
