Sådan sikrer I, at kontingentet kommer ind til tiden

De fleste medlemmer betaler gerne.
De glemmer det bare - og det er noget helt andet at løse.

Når kontingentet kommer skævt ind, er den almindelige reaktion at skrive skarpere rykkere. Men i en grundejerforening skyldes langt de fleste manglende betalinger ikke uvilje. De skyldes en opkrævning, der kom på et dårligt tidspunkt, i en kanal medlemmet ikke tjekker, med en frist ingen lagde mærke til. Det kan bestyrelsen gøre noget ved - og det virker bedre end at rykke bagefter.

Fast forfaldsdato hvert år

Første greb er forudsigelighed. Når kontingentet forfalder samme dato hvert år - eller samme dato hvert kvartal - bliver det en del af medlemmets egen rytme. Skifter datoen, fordi bestyrelsen først nåede at sende opkrævningen i marts i år og i maj sidste år, skal alle huske på ny hver gang.

Læg forfaldsdatoen et sted i året, hvor folk har penge og er hjemme. Første halvdel af januar og ugerne omkring sommerferien er de to dårligste tidspunkter i kalenderen. Står datoen i vedtægterne, er den naturligvis givet - men mange foreninger opdager, at vedtægterne kun siger "årligt", og at datoen reelt er et valg, bestyrelsen selv har truffet engang.

Send opkrævningen i god tid

Et kontingent på flere tusinde kroner bør ikke komme som en overraskelse. Varsl beløbet i god tid, gerne i forbindelse med generalforsamlingen, hvor budgettet alligevel er på dagsordenen, og send derefter selve opkrævningen med rimelig frist. Så kan medlemmerne planlægge, og I undgår henvendelser om henstand, som bestyrelsen ikke har lyst til at behandle enkeltvis.

Send opkrævningen et par uger før forfald. Så har medlemmerne tid til at betale, uden at den når at blive glemt, og den, der er på ferie, når at se den. Kommer opkrævningen dagen før forfald, er det foreningen og ikke medlemmet, der har skabt restancen.

Samme kanal hver gang

Opkrævninger, der sendes fra kassererens private mail det ene år og som seddel i postkassen det næste, bliver ikke genkendt. Vælg én kanal, og hold fast i den, så medlemmerne ved, hvad de skal kigge efter - og så I kan dokumentere, at opkrævningen er sendt, hvis en sag senere skal forfølges.

Det sidste er værd at tage alvorligt. Skal en restance ende hos inkasso, er det bestyrelsen, der skal kunne vise, hvad der blev sendt hvornår. En mail fra en privat konto, der siden er lukket, er et dårligt udgangspunkt.

Gør det let at betale

Jo flere skridt der er mellem opkrævningen og betalingen, jo flere falder fra undervejs. Skal medlemmet finde en netbank, taste et kontonummer og skrive den rigtige tekst i beskedfeltet, kan der nå at gå en uge. Kan de betale direkte fra opkrævningen på telefonen, sker det ofte med det samme. Se hvilke betalingsmåder I bør tilbyde.

Vær samtidig omhyggelig med, at betalingen kan identificeres. En indbetaling uden afsender koster kassereren tid og gør restancelisten upålidelig - og en upålidelig restanceliste fører til påmindelser til folk, der har betalt. Det er den slags, der giver dårlig stemning i en forening, hvor alle kender hinanden.

Følg op kort efter forfald

Send en venlig påmindelse kort efter forfald til dem, der mangler. Langt de fleste har bare glemt det, og en påmindelse få dage efter forfald løser det, før det bliver en sag. Jo længere der går, jo sværere bliver samtalen, og jo mere vokser beløbet for det medlem, der er kommet bagud. En henvendelse en uge efter forfald handler om en glemt betaling. En henvendelse et halvt år efter handler om en gæld - og de to samtaler er ikke lige nemme at tage med en nabo.

Opkrævning i HOODI

I HOODI oprettes opkrævningerne ud fra foreningens takster og sendes samlet til medlemmerne, som kan betale med MobilePay eller kort. Betaler et medlem ikke til tiden, sender HOODI automatisk en påmindelse og derefter en påkravsskrivelse, og betalingerne registreres, efterhånden som de kommer ind - så restancelisten er opdateret uden at nogen skal krydse af manuelt. Bestyrelsen kan se status på hver enkelt opkrævning, og medlemmerne kan se deres egen betalingshistorik.

Kontingentet kommer sjældent ind af sig selv, fordi bestyrelsen skriver strengere breve. Det kommer ind, fordi opkrævningen er forudsigelig, tydelig og nem at betale - og fordi nogen kigger på restancerne, mens beløbet stadig er lille.